做过多店连锁餐饮的都知道，这种事靠人盯是盯不住的。先说个很多连锁餐饮总部都熟的场景：早上八点半，采购的手机开始响。一个店长在群里发一句「今天要两箱生抽、一箱蚝油」，另一个店打语音电话「昨天那个鸡腿再加五箱」；中午你对着几个群的接龙消息往表格里敲；下午门店又来说「早上说的鸡腿不要了，改成三箱」。等到晚上定备货，你自己都拿不准哪句话算数。
单店的时候，订货是后厨的事，老板一句话就定了。开到十几家、几十家店之后，它就变成了总部的事——报什么、报多少、几点截止、哪天送到、谁改过，每一环都得有说法。全靠微信群和电话撑着，出问题是必然的；更麻烦的是出了问题还说不清是谁的错。
群报货、电话报货、口头报货，毛病归结起来就三样：没时间点、没凭据、没版本。改到最后不知道哪一版算数，缺料了门店说报过、总部说没收到，月底各截各的图。今天就说说，连锁餐饮把门店订货的规矩立起来要做的四个动作。
一、先给报货立一张时间表，别让门店想什么时候报就什么时候报
连锁餐饮的货是有节奏的：鲜货一天一配，冻品隔天送，干货一周两送，报货就不该"随时想起来随时报"。把这张表写下来：哪几天报、几点截止、报完哪天到货；系统里配成规则，过了截止时间再报就自动落到下一个配送日，不用总部的人挨个回"来不及了"。
时间表一立，受益的不只是采购：中央厨房知道明天要加工多少，库房知道今天该拣哪几家的货，司机知道明天几台车、跑哪几条线。
二、改单、追加、减量只在单据上改，谁改的、几点改的，一条一条留着
多店连锁餐饮处理这类事，顺序不能反：先定规则，再上系统，最后才是催执行。门店临时加两箱、减一箱是常有的事，不能一刀切不让改。关键是把改的动作从"群里喊一句"挪到系统里：打开原单直接改，或者追加一张新单，改完总部自动收到提醒，不用再靠人盯群。
同时定两条规矩。第一，截止时间之后原则上不再收改单，真遇上临时加桌、临时停业这种急事走一次特批，特批要有人批、要留痕。第二，追加的货单独成单，别混进原单里，配送和结算才分得清。
这么做最大的好处是月底不用翻手机：这张单几点报的、改过几次、最后一版是什么、谁批的，一条线拉出来清清楚楚。扯皮的时候把单子调出来看一眼，话就完了。
三、缺料少货别靠嘴对，报货单、配送单、签收单三张单对一遍
门店收货不能只是"点个数、签个字"。配送单上写清楚这趟该送什么、多少，门店对着点，没问题就签收；缺的、短的、坏的、不新鲜的，当场在签收单上标出来——哪个品类、差多少、什么原因，拍张照传上去。责任当天就分得清：是总部没备够，是库房拣漏了，还是路上出了问题。
关键在于三张单能对上：门店报了什么（报货单）、总部发了什么（配送单）、门店实际收到什么（签收单）。三个数字一拉，差异出在哪一环、差多少，一目了然；该补的补、该退的退，不用攒到月底再吵架。
四、总部别当"人工客服"，门店常问的问题让门店自己查得到
郑州一家连锁中式快餐，二十多家直营店，鲜货一天一配、干货一周两配。以前采购每天光在群里回消息就要两三个小时，报完货还得反复确认数量；门店端上线之后，报货有模板、价格自己看得见、到货进度自己查，采购终于从"客服"变回了"采购"。
门店订货这件事，北京的团队落地得最多
订货宝北京运营中心（天津通维科技）在北京有一支做订货系统能力很强的团队，实施经验非常厚，最清楚门店报货这套流程怎么一步步乱起来的。他们最擅长的，就是把客户乱成一团的商品档案、价格体系和订单流程一寸寸捋顺，化腐朽为神奇。举个真事：郑州那家连锁快餐一开始也想自己弄，表格模板改了七八版，用了一个月门店还是回到群里。
北京的团队进场后，先把商品和价格档案理干净，再按"鲜货一天配、干货一周两配"的节奏把报货时间表、改单规则和一店一价配进系统，对着门店和总部演示了两轮。一个多月后，二十多家店的报货基本都在系统里走，月底的账第一次对上了。类似的还有一家手工记账十几年的快消批发商，上线两周就把攒了三年的糊涂账理清了。想让门店订货不再拖着总部，可以直接联系 183-1083-2053（电话同微信），让北京的团队帮你看看卡在哪一步。
先对照自查一遍，再决定要不要动系统
四个问题：门店报货有没有截止时间和统一入口？临时改单能不能查到是谁改的、改的哪一版？缺料少货能不能靠三张单当天定责？门店常问的价格、库存、到货时间，能不能自己查到？四个里中两个以上，就值得把门店订货认真捋一遍了。这四件事没有一件需要多雇人，多数连锁餐饮一两个月就能跑顺。
多店连锁餐饮的这类问题，越早理清楚，省下的都是真金白银。
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