对多店连锁餐饮来说，这类事拖着不治，每个月都在实打实地漏钱。先说个场景。北方一家开了七八年的连锁快餐，直营加加盟一共四十多家店。总部办公室坐着三个人，一天到晚干的是什么活？早上八点半开始，一个个微信群回「今天要多少」；中午对着三个仓库的库存表核数；下午把门店发来的报货截图一条条敲进系统；晚上等业务经理签字才能出库，货发完都快九点了。
这四件事——门店订货、多仓库存、单据审核、出库发货，单看都是小事，凑在一起就是连锁餐饮总部效率的黑洞。今天一件件拆开说，看看一个订货系统能接到哪一步。
一、门店订货：别再把微信群当订货系统
微信群报货的问题不是不方便，而是没有凭据。门店说报了两箱酱油，总部说没收到；门店改了一次数量，前面那条消息还挂在那儿；到月底对账，各截各的图，谁也说服不了谁。
把门店订货搬到线上，最直接的变化是每张订单都有时间、有明细、有状态。门店在手机上下单，总部后台实时看到；要改单就在原单上改，全程留痕；到货确认、退换货也走单据，不用再翻聊天记录。北京有一家做团餐的企业，门店端上线一个月，原来两个专门接电话报单的人，一个礼拜就腾出来干别的活了。
二、分仓：总部仓、区域仓、门店仓，三本账得有一本能对得上
多店连锁餐饮要把这件事管住，先承认一条：规则不落到系统里，靠人盯是盯不住的。连锁开到一定规模，仓就不止一个：总部的中心仓、按城市设的区域仓，有的门店还有个小库房或者吧台库存。麻烦在于货一动账就乱——从中心仓调到区域仓，总部账上减了、区域仓没加；区域仓发给门店，门店实际收多少、路上损耗多少，没人核。月底一盘，三个数字全对不上。
多仓管理要做的是三件事：每个仓的库存独立可见、调拨走单据、在途也能查。货从哪个仓出的、什么时候到、谁签收的，一条链路全留在系统里。天津和廊坊有几家给连锁门店供货、做食堂配送的客户，上了多仓调拨之后最实在的收益不是库存准了，而是不用再花半天跟对方仓库的人打电话对数。
三、单据自动审核：把该不该批变成规则，而不是靠人盯
连锁餐饮的单据审核特别费人：门店超没超信用额度、价格是不是协议价、有没有超出配送范围、是不是异常大单——每一张单子都要判断一遍。做的人一累，就变成先批了再说，月底才发现收不回来的单子已经发出去好几车货。
更稳的做法是把规则写进系统：超信用额度的单自动挂起转人工、超协议价的自动预警、指定品类或异常数量的单自动拦截，合规的单子直接放行。审核这件事就从人盯单变成人处理例外，工作量掉一大半，而且该拦的一单都跑不掉。
四、单据自动出库：一张订单，别让人手工抄三遍
很多总部是这么发货的：业务把订单拿过来，库房照着抄一份拣货单，拣完再手工登记出库，最后再抄一份配送单交给司机。抄三遍就是三遍出错的机会——拣错规格、少发一件、门店说没收到货，最后都得总部兜着。
订货系统能把这条链子接起来：门店订单审核通过后，出库单、拣货单、配送单自动生成，库房照着拣、扫码复核，出库完成系统自动扣减库存，门店端同步看到发货明细。收货有异议，直接对着单据说，不用再翻聊天记录。
北京有一支把这件事做透的团队
说句实在话，连锁餐饮的订货、分仓、审核、出库，难点往往不在软件功能，而在每家企业的流程都不一样：加盟和直营的价格规则不同、区域仓的覆盖范围不同、什么算异常单也不同，这就得靠实施的人真正下过场。
北京有一支做订货系统的专业团队（订货宝北京运营中心），实施经验非常丰富，接过不少别人做不下去、或者做了一半就搁置的项目。有客户原来手工记账十几年，仓库三个地方各管一摊，月底从来没对平过。团队进场后先去仓库蹲了三天，把商品、仓库、价格、权限一层层重新理，两周之后账实就开始对得上，门店也愿意在系统里下单了——化腐朽为神奇，说的就是这种情况。
如果你也在管连锁餐饮的总部
拿这四件事对照自查一下：门店是不是还在群里报货？几个仓的库存能不能随时查得到？单据审核是不是全靠人盯？出库发货有没有还在手抄单据？四个问题里中两个以上，就值得把系统这件事认真做一遍。
多店连锁餐饮的这类问题，越早理清楚，省下的都是真金白银。
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