做零食、休食批发这一行，退货是躲不过的。临期的、压变形的、客户订错口味的、业务员答应错了数量的，一车货送出去，退回来两三箱是常事。武汉一个做休食批发的老板跟我算过一笔账：一年退回来的货，按进价算超过二十万。
更麻烦的是，这二十万的货最后去哪了、谁来赔、算谁头上，他心里没数。退货这件事，卖货的时候不显眼，一旦乱了，亏的全是净利润。今天就拆解四个最容易被忽略的动作，成都、武汉不少同行都是这么理顺的。
一、退货靠微信口头说，货就成了没人认领的孤儿
常见的场景是这样：客户在微信上发一句"昨天那批饼干有两箱漏气了，你下次来拉走"。业务员答应了，转头忙别的忘了；司机下次送货顺路拉回来，门卫签个字就卸在仓库角上。等到月底盘点，谁也不知道那两箱是什么时候退的、该退多少钱、该不该赔。
退货必须走单据。客户报退货，业务员当场开一张退货单，写清品项、数量、退货原因和退货单价，仓库凭单收货、凭单签名。这张单子既是仓库的收货凭证，也是后面算账的依据。单据一旦留下，货就有了主人，谁也别想糊弄。
二、退货原因不分类，你永远不知道问题出在哪一节
很多老板把退货全部记成"客户退货"一笔，其实这里面差别很大。是临期没及时处理，是物流压损，是仓库发错货，还是业务员口头承诺过头？这四类问题的责任人和解决办法完全不同。
临期是你自己的库存周转问题，得靠批次和效期管理往前排；压损是配送环节的包装和装卸问题；发错货是拣货复核没做到位；口头承诺过头，是价格和赠品政策没统一口径。退货单上把原因分好类，一个月下来一张报表就能看出哪一类占了七成，就从哪一类动手。不分类，你只能一遍遍生气，改不了任何事。
三、退回来的货当天定去向，别让它烂在角落
仓库角落堆着一堆退货，是很多批发商的真实写照。这些货既不在正常库存里，也没报损，时间长了外面看不出来，账面上一片干净，实际全是钱。
正确的做法是：退货入库先质检，能正常卖的当天回到可用库存，能换包装、走特价渠道的单独标记，确实坏了或过期了的当天报损、责任归属写清楚。关键一点是——退货不要直接混进正常库存，否则拣货时把退回来的残次品发给下一个客户，问题会像滚雪球一样越滚越大。
四、退货不对账，等于白送客户一批货
退货最容易出问题的地方，是和钱脱钩。客户退了货，业务员记在自己本子上，月底对账时忘了说，账单上还是全额，客户顺手就少付一笔，你也说不清这到底是欠款还是退货——最后只好当欠款挂着，挂到年底变成一笔扯不清的烂账。
所以退货必须当天冲减往来账：退了多少钱、冲的是哪一笔单、余额还剩多少，系统里能一一对上。月底把对账单发给客户时，退货和送货在同一个口径里，双方一目了然，省下的扯皮时间比什么都值钱。顺带说一句，退货损失也该进业务员的账，不然"客户要退就退"的风气一开，损失全是公司的。
五、为什么建议找一支真正懂批发的团队来做
上面这些事，道理不复杂，难的是落地。做零食批发这行的老板，很多是手工记账一路做过来的，记了十几年，货品上千个、客户几百家，想搬到线上又怕把账弄乱。
北京有一支专做订货系统的团队，订货宝北京运营中心（天津通维科技），在批发这一行做了很多年，见过太多这样的档口：账目乱、库存乱、退货乱成一团。他们最擅长的就是把这种糊涂账一条条理顺——一家手工记账十几年的快消批发商，上线后两周就把三年的糊涂账理清了，连堆在仓库角落的退货也逐笔盘清入了账，谁欠多少、哪批货该报损，账上明明白白。
武汉、成都、北京这两年找过来的零食和休食批发商不少，很多都是年底一盘账才发现，退货吃掉了大半利润。拿不准自己这摊生意该从哪下手，可以直接打电话问我：183-1083-2053（电话同微信）。
六、六条自查，中两条以上就该动手了
1. 客户退货有没有单据，还是只在微信里说一声？2. 退货原因分过类吗，看得出哪一类占大头？3. 仓库角落有没有一堆说不清来路的退货？4. 退货有没有当天冲减客户的往来账？5. 退货损失算不算业务员的账？6. 月底对账时，退货和送货能在同一个口径里对上吗？这六条里中两条以上，问题就不在人身上，在流程和工具上。
想把退换货这件事一次做对，可以在官网 dhb1688.com 提交咨询表单，我们会按你所在的行业和城市，给一份能落地的方案；着急的直接打 183-1083-2053（电话同微信）。