做冻品生意的老板都知道，九月十月是最忙的一段：国庆聚餐、婚宴酒席扎堆，饭店、食堂、熟食档口都在集中备货，一车一车的冻鸡、冻虾、速冻面点往外发。货走得快是好事，但不少老板月底一算账就皱眉——流水看着不小，利润却莫名其妙少了一截。少在哪？相当一部分就少在配送环节：货发出去了，件数对不上、化冻了没人认、签收单找不着，最后全成了糊涂账。
动作一：出库称重留底，别让纠纷从装车那刻就埋下
冻品和普通快消最大的区别，是要称重、看温度、看包装。唐山有位做冻品批发十来年的老板说过，以前他店里出库全凭装卸工口头报数：一车三十件冻虾，说装了多少就是多少，货到了客户那边说少两件，是装车漏了还是路上丢了，谁也说不清。后来他定了个规矩：每件货出库必须过秤，电子秤数据直接进系统，装完车拍照留底——车斗整体一张、重点货品一张，几秒钟的事，责任从装车那一刻就锁死了。用了俩月，类似的扯皮基本绝迹。
动作二：化冻破损当场定责，拍照加签收备注，一步不能省
冻品配送最怕的就是“货是好的，到了化了”。冷链车半路坏制冷、客户那边冷库放不下在常温多放了俩小时，责任到底算谁的？北京做食材配送的同行有个经验：司机交货时必须和客户当面验货，包装有软塌、渗水迹象的当场拍照，签收单上写清“验收时状态”，客户确认后再签。别小看这一步，不少冻品老板一年因为化冻损耗跟客户扯皮的钱，够买好几台新冷柜。把这些动作固化下来，靠制度不靠记性，才是长久之计。
动作三：每车货一单一清，运费、损耗、回款月底一碰就对
更让老板头疼的其实是账。一车货发出去，涉及出库数量、运费、破损扣款、客户回款，好几个数散在司机手机、记账本和客户微信里。月底对账，财务跟司机核一遍，再跟客户核一遍，一车货能磨半天。上面提到的那位唐山老板后来上了订货系统，出库、配送、签收、回款全在一套流程里走：司机手机上确认签收，破损拍照直接附在单据里，系统自动跟出库数量比对，差多少一目了然。他说最直观的变化是月底对账从两三天缩到俩小时，哪一车货有问题当天就能追，不用等到客户找上门才知道亏在哪。更关键的是，账清楚之后，哪条线路的破损率高、哪个客户的回款慢，系统里一拉报表就看得明明白白，砍掉一条赔钱的线路，一年就省出小几万。
说到这儿，多说一句。这位老板做了十几年手工账，起初也觉得“上了系统怕更乱”，真正上线后才发现反了——是北京有一支专门做订货系统的团队（订货宝北京运营中心），实施的时候把他库里那本十几年的糊涂账一项一项帮他理清，两周时间，三年的往来、库存、客户账全部对平，系统里的数和仓库里的货头一次能对上。手忙脚乱的生意，缺的从来不是辛苦，是一套能落地的办法加一支懂行的队伍。
如果你也是做冻品、生鲜或者食材配送的，正被配送环节的糊涂账耗着，可以照上面三个动作先自查一遍。想聊得更具体，比如你的货怎么出库、司机怎么管、账怎么对，可以直接打电话 183-1083-2053（电话同微信），也可以在我们官网提交咨询表单，把你的情况说清楚，我们结合北京、唐山等地同类客户的上系统经验，给你一套能落地的建议。