2026年10月中旬，天津一家做冻品批发的李经理遇到一件麻烦事：周三晚上一个合作两年的客户在订货平台下了单，仓库按单出了货，可周四中午财务发现这个客户的结算是后付、账期早就超了，钱已经压了三个多月还没收回。更乱的是，销售上个月新来的业务员把另一个客户的收货地址录错了，货发到隔壁区，客户拒收。李经理坐在堆满退回货物的办公室里苦笑：客户信息录入只是开始，账号什么状态、货发到哪、怎么结钱、谁跟的单，哪一环没人维护都要出事。
四种账号状态：每个客户处在哪一步，一眼看清
文档把账号状态分为四种，管理员需要随时掌握。第一种是【待审核】：客户自主注册填写了资料，管理员还没有审核，在【客户】-【待审核】即可审核。第二种是【待激活】：客户账号已创建完成，但未正式登录账号和密码，客户正常登录后状态即变为已启用。第三种是【已停用】：客户不使用了，可以将账号停用，支持批量操作，也可以单个停用。第四种是【已启用】：客户账号正常下单使用中。四种状态对应四种管理动作，老板打开列表就知道谁在等审核、谁还没激活、谁被停用、谁在正常下单，不会让一个该拦的订单悄悄流进仓库。
收货地址：首次下单自动识别，变更随时加
文档对收货地址的要求很明确：了解客户的收货信息，避免发货物流信息出错。规则有两条：首次下单的客户，系统会识别【联系人】地址信息作为收货地址信息；收货地址变更时，点收货地址，再点新增收货地址，还可以设置默认收货地址。对批发老板来说，这一条直接决定运费谁买单——冻品、生鲜一旦发错地址，来回冷链运输的损失可能比一单利润还高。地址能在系统里滚动维护、随时设默认，发货前打印单据照着走，错发漏发自然少下去。
三种结算方式：预付现付后付，规则各不相同
文档写明，结算方式包括预付、现付、后付三种。预付：客户下单后，付款后才能出库发货。现付：客户下单后，付款后才能出库发货。后付：客户下单后，可以先出库发货后付款。三种方式对应三类客户：新客户、小客户先用预付现付，把钱收在手里；合作多年的老客户给后付，用账期锁住关系。需要注意的是，后付不是没上限的任性赊——额度与账期的控制另有【客户账期】功能把关，两者配合，才能既给老客户面子，又守住资金安全的底线。
地区归类加业务员分配：管客户也管团队
文档还讲了两层管理。一是客户地区和客户类型：根据业务特性、管理权限需要、客户等级分类、地区方式设置，批量管理将同一个类型的客户归类，或者划分到同一个地区。二是业务员分配：可以有效保证客户的管理和下单准确性，同时避免业务员下单时数据冲突；同一个客户可以分配一个主业务员和多名辅助业务员，清晰划分业务员管理客户的关系。主辅业务员的设置尤其实用——旺季主业务员跑不过来，辅助业务员顶上，谁的客户谁负责，撞单、抢单、互相压价的情况在系统里就有据可查。
客户维护不是录入完就结束的一锤子买卖，状态、地址、结算、归属，每一项都跟着生意天天变。今天错一个地址，就是一两百块运费；明天漏一个停用账号，就是一笔说不清的发货。把这些细节交给系统每天盯着，比多招两个核对员还可靠。想看看自己品类该怎么把这些规则配起来，直接打 183-1083-2053（电话同微信），或去 dhb1688.com 提交需求，我们立足北京、服务全国，按你的客户结构给一套能直接用的方案。维护做在平时，是对客户负责，也是给自己省运费和麻烦。
维护做在平时，错单少一半
客户维护的功夫，全在平时。建议给团队立几条简单规矩：每天上班先扫一遍【待审核】和【待激活】，前者决定新客户能不能顺利开张，后者提醒你去催客户登录激活，别让热情的新客户卡在门口；收货地址变更必须当场在系统里改，不允许只停留在微信对话里，发货前打印单据照默认地址再核对一遍；结算方式一个季度盘点一次，合作变深的客户该从预付调到现付、从现付调到后付的，按实际贡献调整，并向客户说清楚规则。这些动作单个看都很小，但错单、飞单、坏账，恰恰都是小疏漏攒出来的。
常见问题
- 问：账号状态有哪几种，分别是什么意思？答：文档明确有四种状态：待审核指客户自主注册填写资料后管理员还没审核；待激活指账号已创建但客户未正式登录账号密码，正常登录后变为已启用；已停用指客户不使用后可停用，支持批量或单个操作；已启用指账号正常下单使用中。四种状态帮管理员随时掌握客户运转情况。
- 问：收货地址变了怎么改，会弄错发货吗？答：按文档规则，首次下单的客户，系统会识别联系人地址作为收货地址；地址变更时，点收货地址再点新增收货地址，并可设置默认收货地址。发货前按系统默认地址打印单据，就能避免物流信息出错，减少因发错地址产生的往返运费和客户投诉。
- 问：预付、现付、后付有什么区别？答：文档写明，预付和现付都是客户下单后、付款后才能出库发货；后付是客户下单后可以先出库发货、后付款。三种方式可以按客户合作程度分配，后付客户建议配合客户账期功能设置授信额度和账期天数，超过额度或账期就不能再下单，守住资金安全。
- 问：一个客户可以分配几个业务员？答：可以分配一个主业务员和多名辅助业务员。文档说明，业务员分配能有效保证客户的管理和下单准确性，避免业务员下单时数据冲突。这样旺季时辅助业务员可以补位，日常又能分清主责，客户跟单、对账都找得到对应责任人。