2026年10月的一个深夜，省城一家做休闲食品的批发商老板老周，对着手机银行和仓库的进货台账来回核对，怎么都对不上数。白天仓库说货到了，财务说钱付了，可系统里既查不到这笔采购的明细，也说不清到底付给了哪个供应商。问题就出在他一直把“采购单”和“入库单”当成一件事——货到了直接在入库里登记，付款却只能靠微信转账给供货商，月底对账全靠人脑回忆。这种乱，几乎每个还在手工管进货的批发商都经历过。
采购单和入库单，差的可不止一个步骤
在订货宝里，采购单和入库单是两段式流程：先创建采购单，再到入库环节，而且采购单带有付款页面。如果你需要通过平台直接给供应商付款，就必须依托采购单来实现，单纯做一张入库单是没法线上结算的。做了采购单之后，系统会沉淀出采购商品明细，你可以按照仓库或者供应商去查询每一批货的采购数量和金额，数字一目了然。对老板来说，这意味着“谁进货、进什么、花了多少钱”三件事从一开始就绑定在一起，不再靠口头交代。比起过去微信发个“老王，打五千”就完事，采购单让每一笔进货都变成可追溯的财务凭证，月底财务再也不用追着你问“这笔钱干嘛了”。
从建单到入库，权限和审核帮你把错单堵在门外
新建采购单时，系统会按员工权限自动过滤：比如员工只有A商品品牌的权限、B仓库的权限，那建单时只能选A品牌的商品，入库只能选B仓库，从源头上避免串货、串仓。更省心的是，即便一张采购单里同时有A和B两个品牌的商品，权限只有A的员工也能看到整单明细，既保证安全又不耽误协作。单据建好后可以反复修改，确认无误再点审核，审核时系统还会提示是否把采购价更新到商品参考进货价。万一录错了，只要没加收款记录、没入库，就能撤销审核重新改，不用作废重来。这套“建单—审核—撤销”的闭环，把过去“写错一张单、全月账全乱”的风险压到了最低。
进货价填错，毛利报表就跟着失真
采购单里有一个最容易被忽略、却最要命的字段：进货价。系统默认会读取商品基础资料里的参考进货价，但你在建单时如果手滑填错，或者没填，后面销售开单算出来的毛利就会整体跑偏。对冻品、生鲜这类价格波动快的品类，进货价一天一个样，用采购单把当批真实进货价锁定下来，毛利报表才能反映真实赚了多少。文档里特别提醒“这里需要填写正确的进货价，否则可能影响毛利报表数据”，这不是客套话，而是很多老板发现“账面赚钱实际亏”的根源。把进货价交给系统而不是交给记忆力，是批发商从糊涂账走向明白账的第一步。
尾差卡流程？强制完成让入库不再卡壳
实际经营里，供应商发货常常和订单数量对不上：订100件只到95件，或者多塞了5件。过去遇到“实际入库数量小于采购数量”就会卡在流程里下不去，财务、仓库互相推。2025年4月左右订货宝上线了“强制完成采购单”的功能，当实际入库数量不足时，你可以选择完结订单、强制完成，把这笔差异一次性结清，流程不再卡脖子。同时，入库时还能修改实际入库的数量，灵活应对到货偏差。对多仓、多供应商的批发商来说，这个功能直接省掉了大量“为一张单子来回扯皮”的沟通成本。
说到底，进货这头乱，整个公司的钱和货就都乱。早点把采购流程系统化，比多招两个对账的会计还省心。想看你这个品类怎么落地采购单、怎么和供应商线上结算，直接打 183-1083-2053（电话同微信），或者去 dhb1688.com 提交需求，我们立足北京、服务全国，按你的品类给你一套能直接用的方案。
常见问题
- 问：采购单和入库单到底哪个用来给供应商付款？答：必须用采购单来付款。订货宝里只有采购单带付款页面，如果需要依托平台直接给供应商线上结算，就要先建采购单再走付款流程，单独的入库单无法完成线上付款，建议老板把这两步区分清楚。
- 问：员工只有部分品牌的权限，能看完整采购单吗？答：可以。系统在建单时按权限过滤可选商品，但采购单一旦创建，即便里面包含该员工无权限的品牌，他也能看到整单商品详情，既保证了操作安全，又不耽误跨部门协作查看。
- 问：采购单审核后还能改进货价吗？答：审核前可以随意修改；审核后如果没有添加收款记录、没有入库，可以撤销审核再改。审核时系统会提示是否把采购价更新到商品参考进货价，建议确认无误后再审核，避免反复作废。
- 问：供应商实际到货数量比订单少，流程卡住了怎么办？答：2025年4月上线了强制完成采购单功能，当实际入库数量小于采购数量时，可通过完结订单强制完成，入库时也能修改实际入库数量，把数量差异一次性结清，不再卡流程。