十一长假，店越忙总部越乱——这是很多做连锁餐饮的老板这个假期最直接的体会。青岛一家做海鲜家常菜的连锁品牌，六家直营店，假期天天翻台，本该是赚钱的好日子，总部采购负责人却天天救火：门店报货靠微信群接龙，谁少报一句、谁多打一个字，后厨当天就缺料；有的店嫌总部配送慢，私自在外面市场拿现金货，月底一算，门店上报的成本和总部实际付出去的钱差了一截；仓库里备的货，有的门店断货有的门店堆着，调都来不及。
单店生意，老板自己盯得过来。一旦开了三五家分店，订货这件事就从"后厨的事"变成了"总部的事"：报什么、报多少、谁来审、怎么送、收到没收到，每一环都得有规矩。规矩不在系统里，就全靠微信和电话撑着，店少还行，店一多必然乱。今天就说说连锁餐饮把门店订货管顺的三个动作。
第一个动作：门店报货走统一入口，别再群里接龙
很多连锁餐饮的报货现状是：门店店长在微信群里发接龙，总部有人盯着群手动汇总成Excel。这个流程看着轻快，其实漏洞全在里面——漏单、错字、数量看串行、改口了没人知道，出了问题两头扯皮，谁也说不清谁报的什么。
正确做法是给每家门店一个统一的下单入口，把常订的品类做成报货模板，门店按模板报数，几点之前必须提交，过了点系统自动提醒。谁在几点报了什么、改过几次，总部一目了然。缺料的时候不用再问"你到底报没报"，翻记录就行。北京一家做团餐配送的同行说过一句话很在理：连锁企业管门店，第一件事就是把"口头的东西"变成"留痕的东西"，报货是第一个要留痕的环节。
第二个动作：总部集中审单，按线路排配送
门店报上来只是第一步。总部要有人审单：这家店报的量对不对得上它平时的销量？库房里还够不够？有没有报了临时加的单？集中审完，再按门店的配送线路排发货——同一片区的店装一车，一趟送完，而不是谁的电话来得急就先给谁送。
审单这个环节还能顺带解决一个老问题：门店在外面私自拿货。有的店嫌总部配送慢、嫌价格高，自己在外面市场拿现金货，钱花出去了总部不知道，成本核算全是糊涂账。订货走系统之后，配送时效提上来、价格政策摆明，店长没理由再绕开总部，体外循环自然就堵上了。
第三个动作：收货签收留痕，月底总部门店一本账
货送到门店，签收不能只是"点个数"：缺了短了坏了，当场在系统里备注清楚，该补的补、该退的退，责任当天定下来。月底对账的时候，总部账、门店账、供应商账三本账对得上，而不是财务拿着几张手写单据挨家店去追。
说回开头青岛那家海鲜连锁，他们的转机是从上一个旺季之后开始的：六家店的报货全部收进系统，门店按模板下单，总部审单后排线路配送，收货拍照签收。跑了一个多月，最大的变化不是省了多少人，而是月底总部和门店的成本账第一次对平了，采购负责人不用再在群里当"人肉传话筒"。在他们之前，北京有一家手工记账十几年的快消批发商上系统，两周就把三年的糊涂账理清了——账能不能理清，从来不取决于记了多少年，而取决于有没有一套把每个环节都留痕的流程。做订货系统这件事，北京的团队（订货宝北京运营中心）这些年落地过大量批发和连锁客户，最擅长的就是根据每家的生意路数，把报货、审单、配送、对账这套流程理顺，化腐朽为神奇。
眼下这个假期，很多连锁门店的订货乱象正在集中爆发，节后正是复盘和调整的好时机。如果你也在管几家分店，被报货漏单、私自拿货、月底对不平账这些事拖着，可以打电话 183-1083-2053（电话同微信）聊聊，也可以直接在本页底部提交咨询表单，把你的门店数量和现在报货的做法写清楚，我们看完给你一套针对性的理顺思路。